Transparencia y Acceso a la Información Pública

1. Sección particular en la página de inicio del sitio web del sujeto obligado.

1. Espacios físicos destinados para el contacto con la entidad.
2. Teléfonos fijos y móviles, líneas gratuitas y fax, incluyendo el indicativo nacional e internacional, en el formato (57+Número del área respectiva).
3. Correo electrónico institucional.
4. Correo físico o postal.
5. Link al formulario electrónico de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias.

1. Ubicación del sujeto obligado.
2. Ubicación física de sedes, áreas, regionales, etc.
3. Horarios y días de atención al público.
4. Enlace a los datos de contacto de las sucursales o regionales.

1. Disponible en la sección particular de transparencia.
2. Disponible en el pie de página principal.
3. Disponible en la sección de atención a la ciudadanía.
4. Con acuse de recibido al remitente de forma automática.

1. Enlace que dirija a las políticas de seguridad de la información, además de las condiciones de uso de la información referente a la protección de datos personales publicada en el sitio web, según lo establecido en la ley 1581 de 2012.

1. Publicar datos abiertos generados por el sujeto obligado en su sitio web.
2. Publicar datos abiertos en el portal www.datos.gov.co.

1. Estudios, investigaciones y otro tipo de publicaciones de interés para ciudadanos, usuarios y grupos de interés, definiendo una periodicidad para estas publicaciones.

1. Convocatorias dirigidas a ciudadanos, usuarios y grupos de interés, especificando objetivos, requisitos y fechas de participación en dichos espacios.

1. Lista de preguntas frecuentes con las respectivas respuestas, relacionadas con la entidad, su gestión y los servicios y trámites que presta.

1. Glosario que contenga el conjunto de términos que usa la entidad o que tienen relación con su actividad.

1. Sección que contenga las noticias más relevantes para sus usuarios, ciudadanos y grupos de interés y que estén relacionadas con su actividad.

1. Calendario de eventos y fechas clave relacionadas con los procesos misionales de la entidad.

1. El sujeto obligado diseña y publica información dirigida para los niños, niñas y adolescentes sobre la entidad, sus servicios o sus actividades, de manera didáctica.

1. Información general o adicional útil para los usuarios, ciudadanos o grupos de interés.

1. Misión y visión de acuerdo con la norma de creación o reestructuración o según lo definido en el sistema de gestión de calidad de la entidad.

1. Funciones y deberes de acuerdo con su norma de creación o reestructuración. Si alguna norma le asigna funciones adicionales, éstas también se deben incluir en este punto

1. Procesos y procedimientos para la toma de decisiones en las diferentes áreas.

1. Estructura orgánica de la entidad.
2. Publicado de manera gráfica y legible, en un formato accesible y usable.
3. Descripción de la estructura orgánica, donde se dé información general de cada división o dependencia.

Directorio de información de los servidores públicos y contratistas incluyendo aquellos que laboran en las sedes, áreas, divisiones, departamentos y/o regionales según corresponda.

Publicado en formato accesible y reutilizable, con la siguiente información:

1. Nombres y apellidos completos.
2. País, Departamento y Ciudad de nacimiento.
3. Formación académica.
4. Experiencia laboral y profesional.
5. Empleo, cargo o actividad que desempeña (En caso de contratistas el rol que desempeña con base en el objeto contractual).
6. Dependencia en la que presta sus servicios en la entidad o institución
7. Dirección de correo electrónico institucional.
8. Teléfono Institucional.
9. Escala salarial según las categorías para servidores públicos y/o empleados del sector privado.
10. Objeto, valor total de los honorarios, fecha de inicio y de terminación, cuando se trate contratos de prestación de servicios.

1. Listado de entidades que integran el sector/rama/organismo, con enlace al sitio Web de cada una de éstas, en el caso de existir.

1. Listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al sitio Web de cada una de éstas y los datos de contacto de los principales grupos de interés y/u organizaciones sociales o poblacionales.

1. Oferta de empleos para los cargos a proveer.

1. Decreto único reglamentario sectorial, el cual debe aparecer como el documento principal.
2. Decretos descargables no compilados de: Estructura, Salarios, Decretos que desarrollan leyes marco y Otros.
3. Decreto único reglamentario sectorial publicado en formato que facilite la búsqueda de texto dentro del documento y la búsqueda debe mostrar los párrafos en donde se encuentra él o los términos de la búsqueda.
4. Decreto único sectorial con referencias a leyes, decretos u otras normas del sector e hipervínculos que direccionen a estas normas específicas.
5. Hipervínculos a los actos que modifiquen, deroguen, reglamenten, sustituyan, adicionen o modifiquen cualquiera de los artículos del decreto único.
6. Decisiones judiciales que declaren la nulidad de apartes del decreto único.
7. En la medida en que el Sistema Único de Información Normativa – SUIN vaya habilitando las funcionalidades de consulta focalizada, la entidad deberá hacer referencia a la norma alojada en dicho sistema.
8. Si existen resoluciones, circulares u otro tipo de actos administrativos de carácter general, se debe publicar un listado descargable, ordenado por tipo de norma, temática y fecha de expedición, indicando: Tipo de acto administrativo, Fecha de expedición, Descripción corta.

1. Listado de la normatividad disponible. Tipo de Norma, Fecha de expedición, Descripción corta y Enlace para su consulta.
2. Información organizada por tipo de norma, temática y fecha de expedición de la más reciente a la más antigua o un buscador avanzado teniendo en cuenta filtros de palabra clave, tipo de norma y fecha de expedición.
3. Normas publicadas dentro de los siguientes 5 días de su expedición.

1. Todas las normas generales y reglamentarias relacionadas con su operación.

1. Presupuesto general asignado para cada año fiscal.

1. Información histórica detallada de la ejecución presupuestal aprobada y ejecutada de ingresos y gastos anuales.

1. Estados financieros para los sujetos obligados que aplique.

1. Políticas y lineamientos sectoriales e institucionales.
2. Manuales.
3. Planes estratégicos, sectoriales e institucionales.
4. Plan de Rendición de cuentas.
5. Plan de Servicio al ciudadano.
6. Plan Antitrámites.

El sujeto obligado debe publicar el plan de gasto público para cada año fiscal, de acuerdo a lo establecido en el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011.

1. Objetivos
2. Estrategias
3. Proyectos
4. Metas
5. Responsables
6. Planes generales de compras
7. Distribución presupuestal de proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.
8. Presupuesto desagregado con modificaciones

1. Proyectos de inversión o programas que se ejecuten en cada vigencia. Los proyectos de inversión deben ordenarse según la fecha de inscripción en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión nacional, departamental, municipal o distrital, según sea el caso, de acuerdo a lo establecido en el artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.

1. Metas, objetivos e indicadores de gestión y/o desempeño, de conformidad con sus programas operativos y demás planes exigidos por la normatividad.

Mecanismos o procedimientos que deben seguir los ciudadanos, usuarios o interesados para participar en la formulación de políticas, en el control o en la evaluación de la gestión institucional, indicando:

1. Sujetos que pueden participar.
2. Medios presenciales y electrónicos.
3. Áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento.

Informes de gestión, evaluación y auditoría incluyendo ejercicio presupuestal. Publicar como mínimo:

1. Informe enviado al Congreso/Asamblea/Concejo.
2. Informes a organismos de inspección, vigilancia y control.

1. Informe pormenorizado del estado del control interno de acuerdo al artículo 9 de la Ley 1474 de 2011.

1. Planes de Mejoramiento vigentes exigidos por entes de control internos o externos. De acuerdo con los hallazgos realizados por el respectivo organismo de control.
2. Enlace al sitio web del organismo de control en donde se encuentren los informes que éste ha elaborado sobre la entidad.

1. Relación de todas las entidades que vigilan al sujeto obligado.
2. Mecanismos internos y externos de supervisión, notificación y vigilancia pertinente al sujeto obligado.
3. Indicar, como mínimo, el tipo de control que se ejecuta al interior y exterior (fiscal, social, político, etc.).

1. Normas, políticas, programas y proyectos dirigidos a población vulnerable de acuerdo con su misión y la normatividad aplicable.

1. Manual de contratación, que contiene los procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras.

1. Plan Anual de Adquisiciones (PAA) a través el enlace que direccione al PAA en SECOP.

Trámites que se adelanten ante las mismas, señalando:

1. La norma que los sustenta.
2. Los procedimientos o protocolos de atención.
3. Los costos.
4. Los formatos y formularios requeridos, indicando y facilitando el acceso a aquellos que se encuentran disponibles en línea.

Recuerde que de acuerdo al numeral 10.1 del Anexo 1 de la Resolución 3564 de 2015 de MINTIC, cuando la información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9,10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 se encuentre en otra sección del sitio web o en un sistema de información, los sujetos obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma.

El Registro de Activos de información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal y debe cumplir con las siguientes características:

1. En formato excel y disponible en datos abiertos.
2. Disponible en el portal www.datos.gov.co.
3. Nombre o título de la categoría de información.
4. Descripción del contenido de la categoría de la información.
5. Idioma.
6. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).
7. Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc).
8. Información publicada o disponible.
9. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación

El Índice de información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada y debe cumplir con las siguientes características:

1. En formato excel y disponible en datos abiertos.
2. Disponible en el portal www.datos.gov.co.
3. Nombre o título de la categoría de información.
4. Nombre o título de la información.
5. Idioma.
6. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).
7. Fecha de generación de la información.
8. Nombre del responsable de la información.
9. Objetivo legítimo de la excepción.
10. Fundamento constitucional o legal.
11. Fundamento jurídico de la excepción.
12. Excepción total o parcial.
13. Fecha de la calificación.
14. Plazo de clasificación o reserva.
15. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

Esquema de Publicación de la Información, con las siguientes características:

1. Nombre o título de la información.
2. Idioma.
3. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital).
4. Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc).
5. Fecha de generación de la información.
6. Frecuencia de actualización.
7. Lugar de consulta.
8. Nombre de responsable de la producción de la información.
9. Nombre de responsable de la información.
10. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.
11. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

1. Plan para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, elaborado según lineamientos del Decreto 2609 de 2012, o las normas que lo sustituyan o modifiquen.
2. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación

1. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
2. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.

1. Registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la Ley 1712 de 2014.
2. Automáticamente disponibles.

1. Costos de reproducción de la información pública.
2. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.

1. Información sobre los mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado, y la manera como un particular puede comunicar una irregularidad ante los entes que ejercen control sobre la misma.

1. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta, junto con un análisis resumido de este mismo tema.

Informe específico sobre solicitudes de información pública, discriminando mínimo la siguiente información:

1. Número de solicitudes recibidas.
2. Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.
3. Tiempo de respuesta a cada solicitud.
4. Número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

1. En la recepción de solicitudes de información pública los sujetos obligados deben indicar al solicitante los medios por los cuales se puede hacer seguimiento a la misma mediante el número o código de seguimiento asignado

Requisitos generales:

1. Habilitación para el uso de niños, niñas y adolescentes
2. Validación de los campos
3. Ayudas
4. Solicitud de información pública con identidad reservada
   Campos mínimos del formulario:
5. Tipo de Solicitud
6. Tipo de solicitante
7. Primer Nombre
8. Segundo Nombre (opcional)
9. Primer Apellido
10. Segundo Apellido (opcional)
11. Tipo de identificación
12. Número de identificación
13. Razón Social
14. NIT
15. País
16. Departamento
17. Municipio
18. Dirección
19. Correo electrónico
20. Teléfono fijo
21. Teléfono móvil
22. Contenido de la solicitud
23. Archivos o documentos
24. Opción para elegir el medio de respuesta
25. Información sobre posibles costos asociados a la respuesta

1. ¿La entidad ha divulgado información y elaborado formatos alternativos en respuesta a los solicitudes de las autoridades de los grupos étnicos y culturales del país?

1. ¿El sitio web de su Entidad cumple con los criterios de accesibilidad en medios electrónicos?

1. ¿La política de tratamiento de la información publicada en al página web contiene la identificación y datos de contacto del responsable del tratamiento, el área o persona encargada de la atención de reclamos y consultas, y el procedimiento para que los titulares ejerzan su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015?
2. En caso de que se recolecten datos personales a través de la página web (a través de casillas de información, formularios, etc.) ¿están publicadas en la página web, o se comunican a las personas que navegan la página web, las finalidades para las cuales son recolectados esos datos?
3. ¿La entidad solicita la autorización previa, expresa e informada, cuando recolecta datos personales a través de la página web, en los supuestos que no están cubiertos por la excepción de solicitud de autorización del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012?
4. ¿La página web está protegida con un protocolo de seguridad, como el de transferencia de hipertexto “https” o similar, que otorgue un nivel de seguridad a la información que se trata a través de la página web?